Motorola : Solution เพื่อธุรกิจขนส่ง ( Transportation / Logistic )

ในแต่ละวัน ธุรกิจขนส่งจะต้องเผชิญกับปัญหาสารพัน ทั้งอัตราการแข่งขันที่สูงขึ้น ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น ตลอดจนความต้องการในการขยายตัวด้านบริการให้ครอบคลุมความต้องการของลูกค้าที่มากขึ้น ซึ่งเมื่อเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์พกพาได้ก้าวเข้ามามีบทบาทในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจนี้แล้ว ผลที่ได้ก็คือค่าใช้จ่ายที่ลดลง บริการที่ดีขึ้น และการใช้งานทรัพยากรได้เต็มประสิทธิภาพมากขึ้นนั้นเอง

การทำงานแบบดั้งเดิม


โดยทั่วไปแล้ว งานด้านการขนส่งสินค้านั้น มักจะมีตัวเนื้อหาหลักๆ อยู่ 2 อย่าง ได้แก่ การจัดการยานพาหนะ ( จัดเรียงลำดับตารางการออกตัวของยานพาหนะต่างๆ ที่จะออกไปยังสถานที่ของลูกค้า ) และการตรวจรับจัดส่ง ( รับมอบสินค้า ขนส่งและเก็บหลักฐานการส่งมอบ) ซึ่งขั้นตอนทั้่งสองนี้ ก็มักใช้กระดาษกับปากกา ในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ตั้งแต่เอกสารราย

ละเอียดของลูกค้า สินค้าและจำนวนไปจนถึงเอกสารรายละเอียดเส้นทาง ซึ่งบันทึกข้อมูลสถานที่และเวลาในการขนส่ง รวมทั้งเอกสารเก็บหลักฐานการขนส่ง ( Proof-of-Deliverly หรือ POD – ลายเซ็นรับของจากลูกค้า ) ที่จะต้องใช้เมื่อไปถึงจุดหมาย ซึ่งแน่นอนว่า ขั้นตอนในการทำงานเช่นนี้จะต้องอาศัยพนักงานหลายฝ่าย ทั้งเจ้าหน้าที่ จัดตารางเวลา เจ้าหน้าที่ท่ารถ

พนักงานขับรถ และเจ้าหน้าที่ธุรการ ในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เป็นเอกสารเหล่านี้ จากนั้นจึงทำการเก็บลงคอมพิวเตอร์อีกครั้งหนึ่ง ( ด้วยพนักงานอีกชุด ) โดยที่สุดแล้วขั้นตอนที่ทั้งกินเวลาและแรงงานเช่นนี้ ส่งผลให้เกิด

  • 1. ความผิดพลาดจากการแปลความหมายลายมือ การกรอกข้อมูลผิด รวมถึงความคลาดเคลื่อนในการระบุนับจำนวนบรรทุกและนำส่งสินค้า
  • 2. ความล่าช้าในการเรียกข้อมูลขึ้นมาใช้งาน อันเกิดจากเวลาที่เสียไประหว่างการรวบรวม และจัดเก็บข้อมูลด้วยมือ
  • 3. ระบบจัดซื้อ วางบิล และชำระเงิน ที่ช้าลง

ซึ่งส่งผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ “ค่าใช้จ่ายในการจัดการงานคลังสินค้าและงานด้านบริการลูกค้าที่เพิ่มขึ้น”

จุดที่ยุ่งยากของธุรกิจขนส่ง


ความผิดพลาดและความล่าช้า อันเกิดจากการทำงานด้วยมือนั้น ส่งผลกระทบอย่างยิ่งต่อคุณภาพ ประสิทธิภาพ และงบประมาณในการจัดการยานพาหนะ และการตรวจรับจัดส่งซึ่งอาจแยกย่อยได้เป็น 8 ประเด็น ดังนี้

การจัดการยานพาหนะ

  • 1. ความด้อยประสิทธิภาพ อันเกิดจากกระบวนการทำงานด้วยกระดาษและปากกา ที่ใช้เวลามากเกินไป
  • 2. ความผิดพลาดในตัวสินค้าที่จะบรรทุก ( เช่น การโหลดสินค้าลงรถผิดคัน ) ซึ่งทำให้เสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็นในการส่งสินค้าใหม่ อีกทั้งยังสร้างความไม่พอใจให้ลูกค้า
  • 3. การใช้งานยานพาหนะและคนขับรถได้อย่างไม่เต็มประสิทธิภาพ อันเนื่องมาจากเวลาที่เสียไปในการตรวจสอบในช่วงเริ่มต้นและปิดงานแต่ละกะ ซึ่งส่งผลให้จำนวนรอบที่ขนส่งได้ในแต่ละวันลดจำนวนลง

การตรวจรับจัดส่ง

  • 4. ตรวจสอบสถานะของสินค้าไม่ได้ ซึ่งนั่นทำให้ฝ่ายจัดการไม่สามารถทำการบริหารสินค้าคงคลัง ส่งผลให้ค่าใช้จ่ายในการสำรองสินค้าไว้ในคลังเพิ่มสูงขึ้น
  • 5. ปัญหาเรื่องการตรวจสอบหลักฐานการขนส่ง ซึ่งทำได้อย่างล่าช้า ส่งผลให้วงจรการชำระเงินและการบัญชีต้องหยุดชะงัก อันก่อให้เกิดปัญหาด้านความพอใจของลูกค้า
  • 6. ขาดประสิทธิภาพด้านการขนส่ง เนื่องจากความผิดพลาดด้านการตรวจระบุและนับจำนวนสินค้า
  • 7. ประสิทธิภาพของพนักงานขับรถที่ต่ำลง อันเนื่องมาจากงานเอกสารในการตรวจรับของและจัดส่ง ทำให้การขนส่งทำจำนวนรอบได้ลดลง อีกทั้งยังใช้เวลาในการขนส่งนานยิ่งขึ้น
  • 8. ผลงานของพนักงานท่ารถ พนักงานธุรการ และพนักงานจัดตารางเวลา ที่ลดลง ซึ่งเป็นผลมาจากข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ และการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างล่าช้า

“เมื่อเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์พกพาได้ก้าวเข้ามามีบทบาทในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจนี้แล้ว ผลที่ได้คือค่าใช้จ่ายที่ลดลง บริการที่ดีขึ้น”

การทำงานแบบอัตโนมัติ


ด้วยการเลือกใช้ระบบคอมพิวเตอร์พกพาเข้าร่วมในการทำงาน ข้อมูลทั้งหลายจะสามารถถูกตรวจจับ และส่งต่อไปยังขั้นตอนการทำงานได้อย่างอัตโนมัติ ซึ่งจะสามารถขจัดปัญหาด้านความล่าช้า และความผิดพลาดอันเกิดจากขั้นตอนที่ใช้กระดาษและปากกา ด้วยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้าแทนที่เอกสารกระดาษ และการับส่งข้อมูลที่ไปถึงกันได้ในเสี้ยววินาที

ซึ่งทำให้เราสามารถกำจัดปัญหาความผิดพลาดด้านการอ่านลายมือ หรือการกรอกข้อมูลคลาดเคลื่อนได้ อีกทั้งยังสามารถเสริมข้อมูลหลายอย่างระหว่างทำงานด้านการจัดตารางได้อีกด้วย อาทิ

  • 1. แผนที่เส้นทาง
  • 2. แผนการในการจัดบรรทุก
  • 3. ข้อมูลยืนยันตัวสินค้า (ทำผ่านการสแกนหรือบาร์โค้ด)
  • 4. หลักฐานการเข้างานของคนขับรถ และข้อมูลสภาพรถ

ด้วยการบริหารจัดการที่เหมาะสม จะทำให้เกิดมาตราฐานที่ดีขึ้นในการตรวจรับ และจัดส่งสินค้า ซึ่งรวมถึง

  • 1. ตรวจสอบสินค้า ซึ่งทำได้เลยระหว่างการทำงาน ( ด้วยการสแกนหมายเลขสินค้า โดยคอมพิวเตอร์พกพา)
  • 2. การรวบรวมลายเซ็น ทำได้โดยการเซ็นลงบนหน้าจอแบบสัมผัส และเก็บเป็นไฟล์รูปภาพ
  • 3. สามารถรวบรวมสถิติการคืน ขาด เกิน หรือเสียหายของสินค้าได้
  • 4. ข้อมูลการขนส่งถูกส่งไปยังฐานข้อมูลบริษัทอัตโนมัติ โดยผ่านเครือข่ายไร้สาย ( ทั้ง Wi-Fi หรือผ่านเครือข่ายโทรศัพท์เคลื่อนที่ )
  • 5. นอกจากนี้ การเข้าถึงข้อมูลการรับส่งได้อย่างรวดเร็ว ก็ทำให้ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถให้ข้อมูลที่อะพเดทได้อย่างทันท่วงที อีกทั้งยังเอื้อประโยชน์ในการเปิดบริการใหม่ๆ เช่น การให้ลูกค้าตรวจสอบสถานะสินค้าผ่านทางเว็บไซต์ได้

แก้ปัญหาจุดที่ยุ่งยากของธุรกิจขนส่งด้วยเทคโนโลยีพกพา


ด้วยการทำงานในที่เป็นอัตโนมัติ ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์แบบพกพา สามารถแก้ปัญหาอันเกิดจากระบบการทำงานด้วยมือ ( ความล่าช้า ใช้จำนวนคนมาก และเกิดความผิดพลาดได้ง่าย ) ทั้งในขั้นตอนของการจัดการตารางและตรวจรับจัดส่งได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลจากทุกๆ สถานที่ทำงานและส่งผ่านข้อมูลไปยังระบบการทำ

งานหลักได้ในทันทีนั้น ส่งผลอย่างยิ่งต่อความรวดเร็วและความถูกต้องของการใช้ข้อมูล ประสิทธิภาพของพนักงาน และการใช้งานยานพาหนะและอุปกรณ์ต่างๆ ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

การจัดการยานพาหนะ

  • 1. เพิ่มประสิทธิภาพของแรงงาน การจัดเก็บและควบคุมการจัดส่งของข้อมูลโดยอัตโนมัติ จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่กินเวลาจากการทำงานรูปแบบเดิมและป้องกันความผิดพลาดจากการอ่านลายมือหรือการกรอกข้อมูลด้วยมือได้
  • 2. เพิ่มประสิทธิภาพบุคลากรและอุปกรณ์ ลดเวลาในการทำงานด้านการควบคุม ตั้งแต่เริ่มจนกระทั่งจบการขนส่งสามารถเพิ่มผลิตผลจากการทำงานโดยใช้ทรัพยากรพนักงานและรถเท่าเดิม
  • 3. เพิ่มความแม่นยำในการบรรทุก กำจัดปัญหาการขนส่งและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ที่เกิดจากการส่งผิดพลาดรวมถึงปัญหาการบริการลูกค้าด้านอื่นๆ

การตรวจรับจัดส่ง

  • 4. ลดค่าใช้จ่ายและจำนวนสินค้าคงคลัง ขั้นตอนการทำงานที่มีข้อมูลเพียงพอต่อการคาดการณ์ ทำให้ฝ่ายจัดการสามารถจะมองภาพรวมของการขนส่งได้ ง่ายต่อการประมาณการณ์ด้านเวลาขนส่งและจำนวนสินค้าภายในคลัง
  • 5. การเก็บหลักฐานการขนส่งอัตโนมัติ จะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการชำระบัญชี เพิ่มประสิทธิผลของการขนส่งและการบริการลูกค้า โดยทุกครั้งที่จอดรถรับส่งสินค้านั้นข้อมูลในการเซ็นรับสินค้าจะถูกส่งไปนังสำนักงานได้ทันที
  • 6. เพิ่มสมรรถภาพของหน่วยขนส่ง ด้วยระบบการระบุตัวพนักงานขับรถ และระบบนับจำนวนสินค้าอัตโนมัติซึ่งช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่ส่งผลกระทบต่อสมรรถภาพของการขนส่ง และเพิ่มจำนวนรอบการขนส่งได้โดยไม่ต้องเพิ่มทรัพยากร
  • 7. เพิ่มประสิทธภาพของพนักงานขับรถ กำจัดเวลาที่เสียไปในงานจัดเตรียมและตรวจสอบเอกสารการขนส่งด้วยมือทำให้ได้เนื้องานที่มากขึ้น ด้วยจำนวนพนักงานขับรถที่เท่าเดิม
  • 8. เพิ่มผลิตผลของแรงงานโดยรวม การจัดเก็บและส่งข้อมูลอัตโนมัติ จะช่วยในเรื่องความถูกต้องและความเร็วในการเข้าถึงข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานทั้งทีอยู่ในท่ารถ ในตัวรถ ในสำนักงาน และในสถานที่ของลูกค้า

ทั้งนี้ ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้ระบบคอมพิวเตอร์พกพาในการเข้าเป็นส่วนหนึ่งของระบบงาน หรือช่วยงานในการบริหารจัดการขบวนขนส่ง มันไม่เพียงสร้างความแข็งแกร่งให้แก่การแข่งขันทางธุรกิจของคุณเท่านั้น แต่ยังสร้างผลประโยชน์ให้แก่การทำงานในบริษัทของคุณได้โดยตรงอีกด้วย

Return of Investment (ROI)


มีบริษัทด้านการขนส่งหลายแห่งแล้ว ที่ได้ตระหนักถึงผลดีของการใช้งานระบบคอมพิวเตอร์พกพา ซึ่งรวมถึง

  • 1. เวลาเฉลี่ยที่ในการวางบิลและชำระบัญชีลดลง จากเฉลี่ยที่ 45 วัน เหลือเพียง 2.- วัน
  • 2. ความผิดพลาดจากการเก็บหลักฐานการส่งพลาด และการส่งของใหม่่ เนื่องจากส่งผิด ลดลง 5 เปอร์เซ็นต์
  • 3. ค่าโทรศัพท์ลดลง 50 %
  • 4. สามารเพิ่มเที่ยวการส่งได้ราว 1-2 เที่ยวต่อวัน ส่งผลให้สามารถลดฮทีของคนขับได้ราว 2-3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์



Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s